Lors de l’embauche d’un salarié et quelque soit la nature du contrat de travail (CDD ou CDI), l’employeur doit respecter différentes formalités obligatoires.
Des formalités spécifiques supplémentaires peuvent être nécessaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.
Le contrat de travail à durée déterminée doit quand à lui être remis au salarié dans les deux jours ouvrables qui suivent l’embauche.
La déclaration préalable à l’embauche
Avant l’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail (CDI, CDD, etc.), l’employeur est tenu de procéder à une déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) auprès des organismes de protection sociale, notamment l’URSSAF, ou la MSA pour les salariés agricoles .
La DPAE est à effectuer au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié et au plus tard lors de son entrée en fonction.
En l’absence de déclaration, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de la 5e classe ( C. trav., art. R. 1227-1 ), soit 1 500 € maximum pour une personne physique ( C. pén., art. 131-13, 5° ) et 7 500 € maximum pour une personne morale ( C. pén., art. 131-41 ).
En cas de non-remise au salarié d’une copie de la déclaration, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe ( C. trav., art. R. 1227-2 ), soit 750 € maximum pour une personne physique ( C. pén., art. 131-13, 4° ) et 3 750 € maximum pour une personne morale ( C. pén., art. 131-41 ).
Inscription sur le registre unique du personnel
Dès la première embauche, quel que soit l’effectif de l’établissement, l’employeur doit obligatoirement inscrire un certain nombre de mentions sur le registre unique du personnel. Ces mentions concernent l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Ce registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Le registre du personnel doit également mentionner, dans une partie spécifique, les nom et prénoms des stagiaires et, depuis le 29 janvier 2017, des personnes volontaires en service civique accueillis dans l’entreprise.
En cas d’absence de registre, de mentions erronées ou incomplètes, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe (750 € maximum pour les personnes physiques, 3 750 € maximum pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Visite d’information et de prévention ou examen d’aptitude médical à l’embauche
La visite d’information et de prévention (VIP) est réalisée après l’embauche, dans un délai qui n’excède pas 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail, sauf notamment si le salarié a déjà bénéficié d’une telle visite dans les 5 ans ( C. trav., art. R. 4624-15 ).
La VIP est effectuée par l’un des professionnels de santé de l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail, ce dernier pouvant toutefois, à l’issue de la visite et s’il l’estime justifié, orienter le travailleur sans délai vers le médecin du travail, dans le respect du protocole élaboré par ce dernier ( C. trav., art. L. 4624-1 ).
Cette nouvelle visite, effectuée par le médecin du travail, doit permettre de proposer, si elles sont nécessaires, des adaptations du poste ou l’affectation à d’autres postes ( C. trav., art. R. 4624-13 ).
La VIP a notamment pour objet d’interroger le salarié sur son état de santé, de l’informer sur les risques liés à son poste de travail, de le sensibiliser aux moyens de prévention, de l’informer sur les modalités de suivi de son état de santé et sur la possibilité, à tout moment, de bénéficier d’une visite à sa demande avec le médecin du travail ( C. trav., art. R. 4624-11 ).
Cette formalité est assurée par l’inscription de votre salarié à la Médecine du travail.
Remise de la DPAE au salarié
À l’embauche, le salarié doit se voir remettre sans délai par l’employeur une copie de la DPAE ou de son accusé de réception, ou un autre document écrit (contrat de travail) reprenant les informations contenues dans la DPAE et mentionnant le nom de l’organisme ayant reçu la déclaration (URSSAF ou caisse MSA) ( C. trav., art. R. 1221-9 ).
Cette obligation est considérée comme satisfaite lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
Et pour les salariés du BTP la carte d’identification professionnelle
Les autres documents à remettre au salarié
Doivent être également remis au salarié les documents suivants :
- Une notice présentant les garanties de prévoyance (complémentaire santé) en place dans l’entreprise ;
- Un livret d’épargne salariale présentant présentant l’ensemble des dispositifs d’épargne salariale mis en place dans l’entreprise